A classificação de documentos é feita por meio de um sistema de gestão de documentos, que tem como objetivo gerar mais eficiência para as empresas e, também, manter os arquivos seguros de extravios, danos ou perdas.

Isso porque existem documentos que não podem ser descartados, portanto, foram elaborados códigos de classificação e a tabela de temporalidade para destinação dos documentos.

Nesse artigo, falaremos sobre o que é a classificação de documentos e os processos realizados a partir dela.

Se você deseja obter mais resultados, dinamismo e praticidade na administração da sua empresa, então continue a leitura, pois, este conteúdo é para você.

Importância da classificação e a avaliação em foco

A classificação de documentos pode ser descrita como uma sequência de operações que, de acordo com estruturas organizacionais, funções e atividades, tem como objetivo distribuir documentos em categorias e subcategorias.

Contudo, é importante entender que depois da classificação é necessário fazer a avaliação dos documentos, que tem como foco descartar o que não é importante para as atividades das empresas, embora alguns jamais possam ser descartados.

Por outro lado, não é possível e nem necessário que todos os documentos sejam preservados, afinal, eles cumprem uma função importante durante determinado tempo, depois disso, perdem seu valor original, o que resulta na eliminação para que a procura pelas informações ainda válidas, seja de alguma forma atrapalhada.

Como é feita a categorização e subcategorização

A definição de categorias e subcategorias de um plano de classificação de documentos possuem três critérios:

Funcional: Categorias correspondem à função dos documentos;

Estrutural: De acordo com a estrutura organizacional;

Assunto: Referente aos conteúdos registrados nos documentos.

Enquanto isso, a tabela de temporalidade de documentos é definida como um instrumento aprovado por autoridade competente, que regula a destinação final dos documentos, atribuindo prazos para a guarda dos documentos em função de seus valores administrativos, legais e fiscais, determinando os prazos para a sua transferência, recolhimento ou eliminação.

Inclusive, pode ser considerada o principal instrumento do processo de avaliação de documentos, proporcionando, como resultados práticos, a inexistência de documentos acumulados e o descarte de informações desnecessárias.

A prática dessas ações permite que as empresas tenham controle sobre a recuperação de informações, orientação de atividades, fluxos documentais, avaliação e destinação dos documentos, aumentando, dessa forma, a produtividade nos setores.

O nosso software, desenvolvido com inteligência artificial, consegue analisar cada documento individual e o lote documental digitalizado para entender sua categoria ou fluxo de trabalho corretamente.

Ou seja, nossas tecnologias têm a mesma capacidade que um colaborador para aprender a identificar palavras-chave e layouts.

Inclusive, a classificação de documentos também permite que sejam criados ou adicionados um banco de dados facilmente pesquisável.

Abaixo listamos a categorização dos documentos de acordo com suas características, bem como:

» Gênero;

» Espécie;

» Tipologia;

» Natureza do assunto;

» Formato;

» Forma.

Agora que já sabemos quais são as categorias, vamos nos aprofundar um pouco mais nisso e entender cada uma delas.

1. Gênero

Se refere à maneira de apresentar o documento de acordo com seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais, cartográficos – como plantas e mapas, iconográfico – pinturas, cartazes, filmográficos, sonoros, micrográficos e informáticos ou digitais – doc ou pdf.

2. Espécie

É a definição a partir da disposição e da natureza das informações, por exemplo: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão e entre outras.

3. Tipologia

Tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Contrato de prestação de serviço e Certidão de nascimento.

4. Natureza do assunto

Se trata da natureza do assunto que está sendo abordado no documento, no caso, se ela está prejudicando a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta nenhum prejuízo, se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica, ele é “sigiloso” e precisa de restrições de acesso.

5. Forma

A forma se refere ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original ou pós-original. Ou seja, se o documento é rascunho, dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original, chamamos de porta-original.

5. Formato

É determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho.

Definir a classificação dos documentos e fazer a avaliação, são passos importantíssimos para quem deseja ter mais produtividade e resultados, já que lidar com documentos não é uma tarefa simples, pelo contrário, caso esses processos sejam negligenciados podem acarretar problemas irreversíveis.

Portanto, o desenvolvimento da gestão de documentos e informações interfere, sim, na qualidade das informações utilizadas pelas empresas e, para que isso não aconteça a classificação e avaliação se tornam indispensáveis.

Desenvolvimento da classificação de documentos

Com o SIGAD, é possível impedir que os documentos sejam inseridos em um sistema sem classificação, o que acontece, ocasionalmente, no meio físico.

O SIGAD nada mais é que um conjunto de procedimentos e operações técnicas com capacidade de controlar versões, prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos a médio e longo prazo de documentos digitais e não digitais, captura de documentos e aplicação do plano de classificação.

Se um documento que deva ser guardado por apenas 5 anos for classificado equivocadamente em outra categoria que não reflete suas funções e conteúdo, seu clico de vida apresentará diferentes definições de prazos e guarda.

Isso representa sérias implicações no momento da avaliação, pois, documentos que não cumprem seus prazos, não podem ser eliminados, porque ainda podem ser usados em atividades administrativas.

Portanto, realizar a classificação dos documentos requer muita atenção, tempo e comprometimento, ainda mais no que se refere ao ciclo de vida, primordial para a efetividade da gestão documental.

Gerenciamento da classificação de documentos

Os sistemas de gerenciamento eletrônico possuem diversas funcionalidades para estabelecer ações para cada pessoa que possui acesso.

Sendo assim, apenas pessoas autorizadas poderão realizar modificações dentro do sistema, como a criação ou exclusão de categorias, atribuir segmentações, entre outras ações.

Fique atento aos relatórios e estatísticas 

Os sistemas de gestão de documentos apresentam como uma de suas principais funcionalidades, a emissão de relatórios, planilhas e demais registros estatísticos referentes à produção documental.

Podemos retomar aqui o SIGAD, que disponibiliza opções de emissão de relatórios e gráficos estatísticos que podem se referir à produção, tramitação, eliminação e demais parâmetros definidos pela pessoa autorizada a realizar tal ação.

Para deixar mais claro, confira abaixo os parâmetros que podem ser utilizados:

» Delimitação de acordo com o período de criação dos documentos;

» Delimitação de acordo com a criação e onde estão localizados os documentos.

» Delimitação de acordo com a classificação nas categorias e subcategorias, permitindo a mensuração da quantidade de documentos classificados em cada uma.

» Espécies documentais criadas por cada setor ou de uso geral, identificando detalhadamente a produção documental da instituição.

O planejamento de ações de longo prazo para a gestão da informação necessita de subsídios consistentes para atingir objetivos que são traçados. Os relatórios do SIGAD cumprem essa função.

Definição de prazos de Temporalidade

A atividade de avaliação de documentos mantém uma relação direta com a classificação, pois, de acordo com os preceitos da gestão documental, constituem-se etapas sequentes.

No caso do SIGAD, no momento da criação das categorias e subcategorias o sistema permite que sejam definidas a temporalidade correspondente a cada uma.

Considerando que o SIGAD compreende a temporalidade das categorias e subcategorias através de dados quantificáveis, como anos, meses, dias e de acordo com o e-ARQ, é gerado um impasse frente aos instrumentos de temporalidade usados pelas empresas.

Isso acontece porque não existe uma temporalidade exata para os documentos, o que faz com que eles recebam nomenclaturas como “enquanto vigora”, “enquanto vigente”, entre outras variáveis.

Este cenário retrata a realidade de muitas instituições públicas e privadas, porque a avaliação define a existência temporária ou eterna de um documento, a execução depende um estudo prévio, crítico e racional diante da importância do conteúdo registrado nos documentos.

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